Kiat sukses mengadakan pertemuan dengan orang tua siswa

Sekolah yang dipercaya masyarakat menyandarkan dirinya pada meeting yang efektif dan tepat sasaran. Tulisan ini akan membahas bagaimana cara terbaik agar rapat dengan orang tua siswa bisa sukses. Seperti diketahui peran orang tua siswa dalam penyelenggaraan sekolah sangat penting dan menjadi faktor penentu dalam keberhasilan anak didik.

Jika meeting dengan orang tua siswa bisa sukses, maka sekolah akan lancar tanpa hambatan. Orang tua siswa puas karena komunikasi sekolah efektif dan profesional.

Berikut ini adalah tips mengadakan rapat dengan orang tua siswa

1. Undangan dikirim 5 hari sebelumnya
2. Jenis undangan bisa dua, memo atau surat undangan resmi yang berkop dan cap sekolah.
3. Memo digunakan sebagai undangan jika materi pertemuan lebih kepada masalah yang ringan atau perkembangan anak. Sementara surat resmi berkop sekolah jika materi rapat mengenai hal yang sangat resmi dan menyangkut keputusan yang besar.

4. Di surat undangan cantumkan agenda yang jelas sehingga yang diundang tahu apa yang menjadi pembahasan
5. Sehari sebelum rapat dicek kembali untuk mengkonfirmasi perihal kedatangan.
6. Siapkan materi rapat sebelumnya. Siapkan daftar agenda yang sama dalam bentuk lembar yang berisi daftar agenda.
7. Siapkan lembar daftar hadir beserta kolom yang berisi alamat email.
8. Catat isi dan materi hasil meeting kemudian dikirim kepada peserta meeting lewat email atau hasil print.
9. Tentukan di surat undangan jam dan waktu rapat serta tempat yang jelas.
10. Jika rapat dihadiri lebih dari 3 orang, tunjuk satu orang untuk membuka dan mengakhiri rapat.

Resep diatas sangat bermanfaat bagi saya dalam menyelenggarakan pertemuan dengan orang tua siswa. Hal yang menarik adalah jika orang tua siswa terlalu asik dan bersemangat, padahal anda sebagai guru ada kewajiban mengajar di kelas atau bagi kepala sekolah ada pertemuan lain yang mesti dihadiri. Caranya 15 menit sebelum waktu rapat berakhir segera turunkan tensi perbincangan dengan upaya menyimpulkan isi rapat atau mengatakan bahwa anda mesti mengajar lagi atau mesti hadir di pertemuan lain.